這篇把流程攤開來講。你只要知道每一步你要做什麼、我們在做什麼，就不會卡在半路。期限以泰越捷為例，其他航空的天數不同，報價時會寫清楚。
幾人算團體
泰越捷的團體代號是 GV10，10 人起算，多數航空也是 10 人。沒有領隊免費票：業內講的「15+1」叫 FOC 票，疫情前有些航空有，疫情後幾乎都取消了，現在很少航空還有。所以不要用「15 個人可以免費一張」來算預算。
不到 10 人，我們不會直接叫你買散客票，會先幫你湊。做法是看你的日期附近有沒有已經成團的班次，去追加位子；或是已成團的日期還有餘位，把你們併進去。真的湊不到，才走散客票。
你只要給我們一句話
「23 個人，12 月 5 號去、9 號回，桃園飛曼谷。」
這樣就夠了。有幾件事如果你先講，報價會更準：
- 人數能不能動：是「確定 23 個」，還是「大概 20 到 25」。
- 日期能不能挪：前後一天，團體價有時候差很多。
- 出發機場：桃園、高雄、台中的團體位量不一樣。
- 有沒有人要不同艙等，或是有小孩、嬰兒。想提早去或晚回的人，一開始就分開用散客票，團體票不能脫隊。
什麼時候該開始問
沒有「最划算的時間點」這種事，團體價跟載客率走：這班飛機賣得差就便宜，賣得好就貴。能講的是最晚的界線。
- 一般 20 到 30 人的團，最晚出發前兩三個月要來要位子。
- 40 到 50 人以上的大團，提早半年。各航線的團體位配額差很多，有的航線完全不給團體位，台北飛沖繩就是；傳統航空熱門航線一班有 60 個團體位已經算多，近年只會更少。
- 連假、寒暑假、農曆年，旺季的團體位是航空公司分配給銷售成績好的業者，不是有錢就拿得到。越早講，我們越有機會幫你排進去。
- 出發前一個月，沒賣掉的系列位會還給航空公司改賣散客票。過了這條線，我們只能臨時向航空公司要位子，價格跟散客票差不多。
我們找位子的兩條路
廉價航空一年兩季，每一季開始前三個月左右，航空公司把下一季的團體位發給合作業者，這叫系列位。泰越捷的系列位在我們手上，我們是台灣總代理，你問的日期有沒有位子、什麼價格，我們自己就看得到。其他航空，我們向拿到系列位的業者或航空公司要。
系列位沒有，就走第二條路：臨時向航空公司要位子。航空公司看當下散客艙等的狀況，把一批散客位子轉成團體票給個價，業內叫建倉給價。價格跟散客票差不多、有時更貴，好處是票規走團體票，不用當下給名單。
不管哪一條，查位子、報價都不用付錢，報價不接受就算了。
訂金為什麼不能拖
系列位不是保留給哪一家的。同一組位子可能同時報給好幾家旅行社，誰先付訂金誰拿到。所以報價上的訂金期限不是形式，通常是一週內，旺季更趕：你還在內部簽核，位子可能已經被別團付走了。
泰越捷的訂金一般日期每人 3000 元，旺季最高 5000 元，報價時會寫明。我們向你收的訂金，就是航空公司向我們收的那一層，不會少收。
從詢價到開票，以泰越捷為例
| 步驟 | 誰做 | 做什麼 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 1 你提需求 | 你 | 人數、日期、出發機場、彈性 | |
| 2 我們找位子 | 旅行社 | 系列位直接報價；沒有就臨時向航空公司要 | 報價不用付錢 |
| 3 付訂金 | 你 | 位子才算你的 | 報價後約一週內 |
| 4 付尾款、確認最終人數 | 你 | 這之後減人不退款，只能換人 | 出發前 18 個工作天 |
| 5 交名單 | 你 | 全員護照資料，收到就開票 | 出發前 7 個工作天 |
| 6 行前確認 | 旅行社 | 電子機票、集合、行李規定 | 出發前一週 |
注意順序：泰越捷是先付尾款、後交名單。也就是說，你在確認最終人數的時候，還不需要每個人的護照，這給了你 11 個工作天去收資料。
名單要什麼資料
每一位旅客：
- 護照上的英文姓名，一個字母都不能差
- 出生日期
- 護照號碼、效期，多數國家要出發日起算 6 個月以上
- 一位聯絡人的電話與 Email
我們會給你一份範本表格，照填就好。
最常拖到流程的三件事
拼音。 名單上的名字跟護照差一個字母，就是改名，泰越捷每人 3000 元。交名單前，請每個人自己對護照。
護照效期。 每一團都會有人護照過期或效期不足，發現太晚就來不及換發。收名單的時候順便把效期一起收。
人數變動。 付尾款那天就是最終人數。之後減人不退，加人看還有沒有位子而且不一定是團體價。把人數確定了再付尾款。
客人常問
我可以自己跟航空公司申請團體票嗎？
可以，航空公司也接。但公司和學校通常不只要機票，還要飯店、行程、遊覽車，找旅行社一起包，整體常常比較省，報帳也只有一張單。
申請要先付錢嗎？
查位子、報價都不用。決定要，才付訂金。
人數還沒確定可以先問嗎？
可以，用預估人數問。但訂金會跟人數走，付了 25 人的訂金，最後只來 20 人，少的那幾個訂金會被沒收，細節看下一篇。建議先確定核心人數，再正式下訂。